Úspěch u výběrového řízení: 4. Učme se od obchodníků

<– Předchozí část

Že proces výběrového řízení řídí zaměstnavatel nebo personální agentura? Samozřejmě…ale můžeme mu…pomoci. Zamyslíme se, jak můžeme vlastní aktivitou zvýšit své šance na úspěch. Dozvíte se, co se děje v zákulisí výběrových řízení. Dozvíte se o kole, které nejvíce vrže. Připomeneme, že bychom měli hledání práce chápat jako prodej sebe sama a využít zkušenosti dobrých obchodníků. V neposlední řadě bychom měli zůstat střízliví v našem odhadu času, který vše zabere, a odhadu našich šancí na úspěch. Pokud se vše nepředpokládaně protahuje nebo nedaří, nesmí nám to snížit motivaci pro další hledání…

Zákon vrzajícího kola aneb co se děje, když neodpovídají

Kolo, které nejvíce vrže, je jako první promazáno, říká přísloví. Totéž platí ve výběrových řízeních. Mnozí kandidáti jsou naštvaní, když nedostanou jinou než automatickou či obecnou odpověď na zaslání svého životopisu. Vadí jim, že se jim na jejich odpověď ani do týdne nikdo neozve a nepozve je na schůzku… V tomto případě ovšem není na místě být rozmrzelý, ale „vrzat“ – připomenout se, zavolat. Samozřejmě slušně, pozitivně a bez jakýchkoli výčitek. Neprospějete si tím, že zdůrazníte, že už je to týden, co jste poslal email, že už je to 14 dní, co se měla firma ozvat… Nechci zde omlouvat neprofesionalitu mnohých personalistů i firem – komunikovat by s vámi měla druhá strana vždy. Je ale dobré nahlédnout trochu za oponu výběrových řízení:

Musíme si uvědomit, že typický konzultant personální agentury nebo personalista u zaměstnavatele dostává desítky i stovky životopisů denně. Pokud firma nevlastní speciální software pro hromadnou korespondenci nebo náborovou aplikaci, často není v silách této jedné osoby odpovídat okamžitě na všechny emaily. Stačí sotva třídit životopisy, které dorazily (a věnovat se dalším úkolům).

Velmi často také nastává situace, kdy personalista nemůže danému kandidátovi konkrétně odpovědět, a to nejčastěji z následujících důvodů:

  1. Čeká se na nějaké rozhodnutí ohledně vypsané pozice (např. zda nebudou upraveny požadavky a pracovní náplň, zda nebude zrušena, zda nakonec nebude doplněna z vnitřních zdrojů firmy). Pozice se často inzerují dříve, než k těmto rozhodnutím dojde.
  2. Zaměstnavatel již je s někým v jednání a čeká se, jak tato jednání dopadnou. Může být v jednání s kandidátem, který se ozval dříve, s vhodnějším kandidátem nebo s již stávajícím zaměstnancem, který se na pozici hodí.
  3. Váš životopis je přesně uprostřed mezi nejvhodnějšími kandidáty (kteří jsou již pozváni na pohovor) a špatnými kandidáty (kteří jsou již zamítnuti). To, že zatím nejste pozván k pohovoru, znamená, že se čeká, jak dopadnou pohovory s kandidáty, kteří byli vybráni dříve… Takto probíhá běžné výběrové řízení v komerční oblasti a v některých neziskových organizacích. Je to nejefektivnější model. U státních a rozpočtových organizací se často používá jiná metoda výběrového řízení, s uzávěrkami přihlášek, s následným jednotným vyhodnocením všech kandidátů před pozváním do druhého kola atp. Tento model je neefektivní a zdlouhavý, je však transparentní z hlediska legislativního a z hlediska potenciální diskriminace – proto se používá. U výběrových řízení na vyšší pozice u tohoto typu organizací se používá výhradně.

Ve výše uvedených případech vás personalista obvykle odbude univerzální formulí, že se čeká na další kroky či na reakci třetí strany. Nic více po něm nechtějte – nic více totiž on sám pro vás udělat nemůže. Samozřejmě můžete – a je to užitečné – opět poukázat na svůj zájem, motivaci, sympatickou osobnost, odbornou vhodnost. Čím více vstoupíte druhé osobě do paměti, tím snáze si vás vybaví ve chvíli, kdy stávající jednání s předchozími kandidáty dopadnou špatně nebo kdy se objeví jiná nabídka práce.

Proto je však potřeba – státi se vrzajícím kolem. Nikoli kolem vrzajícím nepříjemně, tedy kandidátem iritujícím druhou stranu každodenními emaily, ale kolem vrzajícím rozumně.

Proto je však potřeba – státi se vrzajícím kolem. Nikoli kolem vrzajícím nepříjemně, tedy kandidátem iritujícím druhou stranu každodenními emaily, ale kolem vrzajícím rozumně. Zde zásadně doporučuji telefonický kontakt a email jen v případě, že se nám zdá, že telefonujeme příliš často. Můžeme se zeptat, jak situace vypadá a kdy se bude vědět více. Můžeme se omluvit, že stále obtěžujeme, ale když nás pozice TOLIK zajímá. Můžeme se zeptat, zda můžeme za týden zavolat zase. A za tuto dobu skutečně zavolat… Především profesionální obchodníci toto umí skvěle a je radost organizovat pro ně výběrová řízení, protože už jejich sebeprezentace a schopnosti, se kterou dokáží prodat sama sebe, vypovídají o jejich prodejních kompetencích více než sebelepší psychologický nebo kompetenční test… My ostatní se to musíme zkrátka naučit. Není to těžké a opět radím využít starý dobrý selský rozum. Nemusíme být geniální rétoři, stačí říci, proč volám, že mám o pozici stále zájem a zda mohu zavolat znova. A podle svých schopností a odvahy třeba přidat nějakou otázku…

A pokud se na druhé straně telefonu setkáte s nepříjemným protějškem, neberte si to osobně a naopak se snažte komunikovat pozitivně: vězte, že jste pro sebe právě udělali mnoho. Psychologicky přece nevítězí ten, který se chová méně slušně, ale ten, který demonstruje svou emoční stabilitu, slušnost, schopnost se ovládat…i v takovýchto situacích. Může se dokonce stát, že při třetím čtvrtém telefonátu si vás původně mrzoutská druhá strana oblíbí a najednou změní svůj do té doby negativní postoj. O tom by opět mohli obchodníci vyprávět…

Hledání práce jako prodej sama sebe: marketing a CRM

Obchodnické metafory bychom se mohli držet i dále. Podobně jako obchodníci musí svůj výrobek propagovat a připomínat zákazníkovi i v době, kdy jej aktuálně nepotřebuje, v oblasti hledání práce vám velmi pomůže, pokud budete propagovat sama sebe a svůj profesní profil, i pokud zrovna aktivně práci nehledáte. Můžete umístit svůj životopis na jobs.cz a další personální servery (riskujete však, že jej tam najde personalista vaší firmy), můžete své kompetence a profesní historii popsat na sociální síti linked-in. Je dobré účastnit se různých odborných setkání a networkingových akcí. Je účelné starat o to, aby o vás byly četné zmínky na webu (zprávy z odborných konferencí, publikování článků…) Pokud máte zajímavé zkušenosti, je dokonce možné, že pak budou chodit pracovní nabídky vám, místo abyste vy chodili za nimi. Moderně se této strategii říká personální marketing či self-branding.

Druhou oblast, na kterou obchodníci nezapomínají, je vedení pečlivé evidence. Odborně se jejich systémy nazývají CRM (customer relationship management) – v jednoduché podobě se ale může jednat jen o to, že si všechny pozice, na které jste reagovali, poznamenáte do sešitu, textového editoru či tabulky. Pokud se zabýváte hledáním práce intenzivně a odpovídáte na více pracovních nabídek, je taková evidence opravdu potřeba. Velmi brzy – obvykle se třetí či čtvrtou reakcí, totiž ztratíte přesný přehled, komu jste co posílal, a není trapnější chvíle, než když vám zavolá personalista ohledně pozice A, a vy se celou dobu domníváte, že se jedná o pozici B. Je dobré si poznamenat:

  • s kým komunikujete (jméno, kontaktní údaje)
  • o čem komunikujete (v jaké fázi výběrového řízení jste, zda čekáte na odpověď, zda čekáte na vyjádření po pohovoru…)
  • úkoly pro vás (např. za týden zavolat)
  • všechny dokumenty a informace k pozici (kopie inzerátu, odkazy na weby firmy, dokumenty, které jste poslali – pokud posíláte různé verze životopisů na různé pozice, je to velmi důležité)

Stejná pracovní pozice u různých agentur – co dělat?

Výše uvedená evidence je důležitá i proto, že často narazíte na opakující se inzeráty na tutéž pozici, které zadává zaměstnavatel na různé pracovní servery, nebo je tam zadávají personální agentury, tedy dodavatelé zaměstnanců pro tohoto zaměstnavatele. Pokud je takových agentur více, může počet inzerátů na tutéž pozici dosáhnout i desítek. Pečlivě vedená evidence a srovnání textů (náplně práce) inzerátů nám pomůže tyto duplicity odhalit.

Co v takovém případě dělat? Záleží na fázi, v jaké ve výběrovém řízení jste – pokud jste se již setkali se zástupcem společnosti, je samozřejmě zbytečné odpovídat na tutéž pozici do personální agentury. Pokud se však jedná o novou pozici, kterou inzeruje jak zaměstnavatel, tak personální agentura, nemusí být vždy nejlepší strategií oslovit pouze zaměstnavatele. Je sice pravda, že zaměstnavatel platí agenturám nemalou odměnu za získání kandidáta, proto by mělo být v jeho zájmu ušetřit a upřednostnit ty kandidáty, které se k němu přihlásili přímo. Na druhou stranu ale nevíme, jak vypadá firemní situace – třeba zaměstnavatel nemá žádnou osobu zodpovědnou za nábor a výběr uchazečů má na starosti asistent či přímo manažer, který je časově vytížený a nemá čas odpovídat na všechny emaily. V tomto případě dá přednost již prověřeným kandidátům, které mu zašle personální agentura. V uvedeném případě bych radil odpovědět bez rozpaků na obě (všechny) strany.

Pesimistická zpráva: nepřeceňujme naše šance, nepodceňujme čas, který vše zabere

Nejtypičtější chyba většiny kandidátů je, že přeceňují své šance být pozván k pohovoru (resp. vyhrát celé řízení) a podceňují dobu, kterou bude výběrové řízení trvat (resp. dobu, za kterou si najdou práci). Přecenění šancí, s jakými odhadujeme pravděpodobnost pozvání k pohovoru, vychází z následující iluze: Srovnáváme na jednu stranu bohaté informace, které o sobě máme, se stručným popisem požadavků na dané zaměstnání. Protože sebe známe důkladně, zdá se nám, že těch pět šest bodů, o nichž se píše v inzerátu, musíme hravě zvládnout. „Něco podobného přece dělali už dříve“. Zapomínáme, že zde hraje roli řada dalších faktorů:

  • Spousta požadavků není v inzerátu uvedena, ale zaměstnavatel je předpokládá či vyžaduje (dříve jsme psali o implicitních požadavcích na pracovní pozici).
  • Zaměstnavatel stojí v situaci přesně opačné – má k dispozici nepřeberné množství zkušenosti s danou pracovní pozicí, ale pouze několik stručných řádek, které jsme o sobě napsali v životopise. Je jasné, že pokud nezmíníme vše důležité v životopise, a nezmíníme to ve formě, v jaké se to zaměstnavateli líbí, nemáme šanci být ani pozváni k pohovoru…
  • Často zaměstnavateli vadí naše překvalifikovanost (která někdy v jeho očích znamená i to, že jsme celý život nepracovali v tomto oboru a nezabývali se touto činností), náš věk, naše osobnostní charakteristiky, vzájemné sympatie, hraje zde roli náhoda…a spousta dalších faktorů, které nemůžeme odhadnout, ale které do svého subjektivního „odhadu o úspěšnosti získat takovouto pozici“ nezahrneme.
  • V dobách dnešní ekonomické stagnace je na jedno kvalitní místo obvykle mnoho kvalitních kandidátů. To také znamená, že mnoho kandidátů nemusí být ani pozváno k pohovoru, natož aby výběrové řízení přímo vyhráli…

Nejtypičtější chyba většiny kandidátů je, že přeceňují své šance být pozván k pohovoru (resp. vyhrát celé řízení) a podceňují dobu, kterou bude výběrové řízení trvat (resp. dobu, za kterou si najdou práci).

Podobně podceňujeme dobu, po kterou bude výběrové řízení probíhat, a to i v případě, že úspěšně postupujeme do dalších kol. Pro reálný odhad musíme opět nahlédnout za oponu výběrových řízení:

  • Nejprve se čeká na shromáždění relevantního počtu životopisů, aby konzultant či personalista věděl, jaká bude typická úroveň kandidátů a koho má smysl pozvat, koho ne. To může trvat dny až týdny.
  • Následně jsou někteří kandidáti pozváni na pohovor, čeká se ale na dostatečný počte kandidátů, kteří pohovorem projdou, aby bylo možno vybrat alespoň několik kvalitních a představit je ve druhém kole dalším nadřízeným. To může znamenat, že i když jste vynikající kandidát, o kterého by firma stála, ředitel XY stále trvá na tom, že chce vidět ještě další kandidáty pro srovnání. Pokud je dobrých kandidátů málo a jsou oslovování např. metodami headhuntingu, může to trvat i několik týdnů.
  • Pokud procházíte přes personální agenturu, předává tato po prvním kole vaše materiály zaměstnavateli, urguje jej, aby si je přečetl, hledají se vhodné termíny pro další kola setkání s vámi – to může zabrat dny až týdny.
  • V případě úspěchu v předchozích fázích následuje uspořádání dalšího (druhého či dokonce třetího) kola, kterému je obvykle přítomen někdo s absolutně nabitým pracovním diářem. V horším případě je to dokonce zahraniční manažer, který přilétá jednou do měsíce…výběrové řízení se může opět o dny až týdny protáhnout.
  • V případě, že se v tomto kole líbíte, můžete být ještě pozván do ústředí firmy, k prohlídce závodu, k seznámení s nejvyšším generálem….než vám dá firma nabídku. To opět může trvat mnoho dní.
  • Firma vám připraví pracovní nabídku. V nejhorším případě z hlediska času (pokud se například jedná o malou českou pobočku zahraniční firmy, která nemá zkušenosti s častým náborem v Česku) je obvykle kontrakt připraven v zahraničí, pak se musí přeložit a převést do českého pracovně-právního prostředí, následně máte čas na jeho prostudování, pokud máte připomínky, jedná se o nich….to opět může trvat dny až týdny.
  • I pokud je vše dohodnuto, může se stát, že firma chce, abyste nastoupili k nějakému typickému datu, např. k prvnímu dni v měsíci. To opět může prodloužit dobu až o několik týdnů

Suma sumárum může tedy výběrové řízení na střední pozice trvat od zaslání životopisu až po nástup do práce i dva měsíce, nejkratší z nich typicky trvají měsíc. Cokoli kratšího je velká výjimka a nic na tom nezmění fakt, že většina výběrových řízení je ve skluzu a na pohovoru se dozvíte, že shánějí nové zaměstnance k co nejrychlejšímu nástupu.

Hovoříme zde ovšem o případu, kdy se všem líbíte a postupujete z jednoho kola do dalšího. Pokud však budeme uvažovat o době mezi „rozhodnutím najít si novou práci“ a „prvním dnem v nové práci“, pak připočtěte množství neúspěšných výběrových řízení, kdy nejste pozváni k pohovoru nebo kdy postoupí jiní kandidáti… přidejte čas na hledání vhodné pozice na personálních serverech…přidejte dobu, kdy vůbec čekáte, až bude někde vypsána pro vás vhodná pozice…Potřebný čas se může protáhnout i na řadu měsíců – a to stále uvažujeme o situaci v Praze, s velmi malou nezaměstnaností a dobrou nabídkou pracovních míst. V jiných regionech tento čas ještě vynásobte.

U výběrových řízení na vyšší pozice je doba samotného výběrového řízení ještě delší – obě strany potřebují více času na rozmyšlenou, často se organizují opakovaná setkání. Zažil jsem výběrové řízení na ředitele české pobočky zahraniční firmy, kde vítězný kandidát musel absolvovat sedm (!) různých setkání a pohovorů ještě předtím, než se vůbec začali domlouvat na finální podobě pracovní smlouvy. Taková výběrová řízení mohou trvat i několik měsíců.

Je proto dobré s tímto časovým rámcem počítat a nepodávat výpověď jen proto, že jsem se zrovna rozhodl najít novou práci. V případě, že jsem práci ztratil či dokončil školu, není dobré dávat si „konečně dva tři měsíce prázdnin než se pustím do hledání“, protože vám garantuji, že si pravděpodobně stejně volna užijete až až.

Hlavu vzhůru: žádný učený z nebe nespadl

Byl bych nerad, aby závěr tohoto dílu vyzněl příliš pesimisticky. Hledání práce je samozřejmě kompetence jako každá jiná, která se zlepšuje opakovanou zkušeností. Poprvé či podruhé budete hledat práci hůře a déle, budete dělat chyby, budete odpovídat na nabídky, které nebudou relevantní, budete chodit do nefunkčních personálních agentur, budete špatně odpovídat u pohovorů…při každém dalším hledání a s každým dalším pohovorem však samozřejmě budete dělat pouze to, co se osvědčilo jako efektivní.

A pokud jste jen trochu citliví ke zpětné vazbě, dokážete se poučit ze své zkušenosti a dohnat věci, ve kterých jste chybovali, pak se šance na úspěch s každým předchozím neúspěchem pochopitelně zvyšují. Jen neúspěch nás nakonec dovede k úspěchu, podobně jako žádné dítě se nenaučí chodit, aniž by předtím mnohokrát spadlo. Ba co více, pády dítěte jsou právě prostředkem, kterým se učí chodit, kterým se učí hledat rovnováhu, kterým se učí balancovat na hranici. Pro dítě je to hranice, za kterou se nachází zajímavý pohyb a zajímavá svoboda. Pro nás je to hranice, za kterou se nachází zajímavá nové práce, vyšší pozice, nové oblasti, nové příležitosti…