<– Předchozí část

V našem miniseriálu o úspěchu ve výběrových řízeních se dále budeme věnovat tomu, co pracovnímu pohovoru předchází. Povíme si, co a jak udělat, abychom co nejvíce zvýšili šance, že budeme na pohovor pozváni. Ukážeme, kde hledat nejlepší nabídky práce a jak komunikovat s personální agenturou či zaměstnavatelem.  V následujícím díle se pak zamyslíme nad tím, jak celý proces řídit.

Jak být pozván na pohovor

Na úvod zdůrazněme, že všechny zásady komunikace během pracovního pohovoru, které jsme probrali v předchozích dvou dílech, platí samozřejmě i pro jakýkoli další kontakt před a po pohovoru. Platí pro komunikaci emailovou, telefonickou, i pro sestavení životopisu jako jednoho z nejmocnějších komunikačních prostředků ve výběrových řízeních. (Životopisu se podrobně věnujeme na jiném místě.)

Kde hledat nabídky práce

Dva nejefektivnější zdroje pro hledání nových pracovních pozic jsou osobní doporučení a pracovní inzerce.

Osobní doporučení znamená, že nám známý či kamarád dá vědět, že se někde otevírá nová pozice. Často může upozornit také zaměstnavatele na náš životopis. V mnoha větších firmách existují oficiální programy, kdy za takové doporučení vhodného kandidáta dostane zaměstnanec odměnu. A není se čemu divit – výzkumy ukazují, že takto doporučení zaměstnanci jsou nejlepšími a nejvíce motivovanými. Ten, kdo vás doporučuje, dává v sázku i svou pověst dobrého zaměstnance, proto si dvakrát rozmyslí, koho doporučit, a činí tak s rozmyslem. Pro zaměstnavatele to navíc znamená snížení nemalých nákladů na nábor, proto po takto doporučených kandidátech rád sáhne. Co udělat, abychom byli?

Výzkumy ukazují, že takto doporučení zaměstnanci jsou nejlepšími a nejvíce motivovanými. Pro zaměstnavatele to navíc znamená snížení nákladů na nábor, proto po takto doporučených kandidátech rád sáhne.

1. Networking. To znamená mít co nejširší síť známých a kolegů, kterou je pochopitelně třeba udržovat i mimo situace, kdy něco potřebujeme… výhodné je také použití sociálních sítí (facebook, twitter, google+, linkedin), účast na konferencích, veletrzích, networkingových a odborných akcích.
2. Upozornit. Dát svým kolegům a známým vědět, že hledáme práci a jakou. Pracovat na tom jako na jakémkoli jiném projektu. Přemýšlet, koho bychom se ještě mohli zeptat. Každý má někde známé – ptejme si lidí, kteří zdánlivě s naším oborem nemají nic společného.
3. Upomínat. Nesmířit se s tím, že se nám kamarád „zeptá“, ale zeptat se jej, zda se už zeptal…

Pracovní inzerce je pro zaměstnavatele nejčastějším zdrojem kandidátů na nové pozice. Doporučuji rozhodně toto pořadí: (1) internet, (2) tisk (pracovní přílohy MF Dnes, Hospodářských novin, regionální deníky), (3) úřady práce.

Internet je dnes nejdůležitějším nástrojem hledání práce – pracovní nabídky na něm jsou čerstvé a jakékoli změny se obvykle ihned objeví. Naprostá většina zaměstnavatelů nepublikuje své pracovní pozice tiskem, a i když má ze zákona povinnost hlásit je úřadu práce, tyto informace na úřady docházejí s určitým zpožděním, docházejí-li vůbec. Toto zpoždění může v praxi znamenat, že zaměstnavatel mezitím najde vhodného kandidáta… Proto je internet naším primárním zdrojem. Na co se zaměřit?

• Pracovní servery – vyberte si jen pár nejkvalitnějších, zde ale stravte dostatek času (několik dobrých serverů práce je uvedeno zde)
• Personální agentury – nemá cenu hledat a obcházet desítky agentur. Najděte a případně navštivte jen ty největší. Ostatní kontaktujte, pouze pokud mají vypsánu konkrétní zajímavou pozici. Některé agentury se snaží získat zajímavé kandidáty a jejich životopisy tím, že vypisují fiktivní pozice. To bohužel často nezjistíte – pošlete svůj životopis a dozvíte se jen, že jste „nebyl vybrán“ či že pozice již byla obsazena. Neberte si proto každé takové zamítnutí osobně, nikdy nevíte, jaká agenda se za ním skrývá. Pozitivní stránkou je, že možná se na vás agentura v budoucnu obrátí se zajímavou pracovní nabídkou (čímž toto podvodné jednání určitě nechci omlouvat).
• Weby z vašeho oboru, které uveřejňují nabídky práce
• Najděte nejzajímavější zaměstnavatele a podívejte se přímo na jejich firemní stránky. Tyto zaměstnavatele můžete přímo kontaktovat, i když nemají vypsanou konkrétní pozici. Obvykle vás však jen vyzvou k zaslání životopisu do své databáze. Upřímně bych příliš nevěřil tomu, že v případě vypsání nové pozice tyto databáze někdo důkladně prohledává. Proto je určitě vhodné znovu se ozvat na konkrétní pozici, i když víme, že už ve firmě náš životopis mají. Totéž platí, pokud jsme zaslali náš životopis do personální agentury, a objevila se v ní nová nabídka zajímavé práce.

Nabídky úřadů práce mohou samozřejmě být zajímavé. Pokud je to možné, dejte přednost přímému kontaktu do doporučené firmy, a neuvádějte, že jste „poslán“ z úřadu práce – pro některé zaměstnavatele to totiž vypovídá o vaší motivaci najít si práci, nikoli jen přijít si pro razítko.

Novou metodou, jak získat zajímavé nabídky práce, jsou veletrhy práce. Ty se čím dál častěji konají ve větších městech i virtuálně (online). Rozhodně jich využijte. Podobné veletrhy může uspořádat také velký regionální zaměstnavatel. Někteří z nich již více či méně úspěšně rozjíždějí „kariérní centra“ například  formou facebookovských aplikací.

Našli jsme tedy zajímavé pracovní nabídky. Pokud jsme je nenašli, pak samozřejmě musíme rozšířit spektrum pozic, na které budeme odpovídat, či jinak korigovat své hledání. Nyní nás čeká první kontakt se zaměstnavatelem či agenturou. Povězme si o něm více.

Email – nepodceňujme jej

Uvedeme několik zásadních pravidel, které znějí velmi samozřejmě, ale na které až třetina kandidátů zapomíná:

1. Přiměřeně, přiměřeně…

Emailová komunikace by měla splňovat především atribut přiměřenosti – neměla by být ani příliš krátká, ani příliš obsáhlá. Obvykle je problém spíše v přílišné délce, než v přílišné stručnosti. Pokud text emailu chápeme i jako motivační dopis, neměla by jeho délka přesáhnout čtyři pět odstavců textu – za optimální považuji 150-250 slov, určitě ne více. Pokud motivační dopis posíláte jako přílohu, pak samotný email může obsahovat jen pár vět. Posílat motivační dopis jako přílohu ale obvykle není nutné ani účelné – je to jen další soubor k otevření v jiném programu. To nějakou dobu trvá a personalista tak možná motivační dopis ani neotevře a nahlédne pouze do životopisu… (Jiná situace samozřejmě je, pokud to zaměstnavatel vyžaduje.)

Oba extrémy v délce textu jsou samozřejmě na škodu. Sami si odpovězte, jaký dojem udělá kandidát, který napíše jen: „Dobrý den, hlásím se do výběrového řízení – viz přílohy. Petr Novák“. Dojem bude stejně špatný jako u kandidáta, který popíše několik stran textu a k tomu přiloží šest příloh referencí, tři verze životopisů… Obojí se bohužel stává poměrně často.

Není asi žádným tajemstvím, že ve světě práce nemá nikdo čas. Buďte si jisti, že příjemce vašeho emailu mu bude věnovat…typicky několik sekund. Mnozí personalisté dokonce texty emailů, přijdou-li jako odpověď na konkrétní pozici, vůbec nečtou, a přímo otevírají životopis. Tomu pak věnují…již tušíte…opět několik sekund.

Ve světě práce nemá nikdo čas. Buďte si jist, že příjemce vašeho emailu mu bude věnovat…typicky několik sekund. Přizpůsobte tomu svůj způsob komunikace.

Přizpůsobte této rychlosti svůj způsob komunikace, tak aby to, co považujete za důležité, nezaniklo:

• To nejpodstatnější napište hned do úvodu emailu – za první či druhou zdvořilostní větu. Nejpodstatnější znamená jeden či dva stručné údaje/informace, ne rozepsání vaší celé profesní historie.
• Nerozpakujte se v životopise opět zmínit to, co jste již napsali do emailu.
• Pravidlo 95/5. Obecně odhaduji poměr důležitosti dobrého životopisu versus motivačního dopisu (emailu) na 95:5. S tímto poměrem úsilí také k napsání obou přistupujte.
• Chcete-li si s motivačním dopisem opravdu vyhrát, spárujte každou hlavní kompetenci a požadavek z pracovního inzerátu s nějakou svou zkušeností. Platí zde vše, o čem píšeme v předchozích dvou dílech – objeví-li se v inzerátu třikrát nějaké klíčové slovo (např. „týmový hráč“), rozhodně se musí objevit i ve vašem motivačním dopise (emailu). Znovu však opakuji, že nejdůležitějším dokumentem je životopis, kde by k takovému přizpůsobení mělo dojít vždy.
• Zapomeňte prosím na to, že pošlete životopis běžnou poštou (či jednu kopii emailem, jednu běžnou poštou). Budete vypadat jako právě rozmrazený neandertálec – příliš tím neposílíte image efektivního, flexibilního a moderní době rozumějícího kandidáta. Běžnou poštou se dnes v businessu posílají maximálně smlouvy, faktury, vánoční přání a reklamy.

2. Přečtěte si to také. Budete se divit…

• Kontrola. Přečtěte si, co jste napsali, dříve, než email odešlete. Opravdu. Skutečně. Zapněte si kontrolu gramatiky a pokud nejste silní v češtině, nechte email zkontrolovat druhou osobou.
• Kopírování. Dvojnásobek pozornosti věnujte takovému textu, který jste vykopírovali z jiného svého emailu a pokud odpovídáte na více pozic. Divili byste se, kolik emailů typu „Vážená paní Špok“ už jsem dostal.
• A přílohu tam máte? Můj tip, jak nezapomenout vložit přílohu a jak omylem někomu neposlat rozepsaný email náhodným kliknutím na odesílací tlačítko: Při psaní jakéhokoli emailu si navykněte na opačné pořadí, než je běžné – nejprve vložte přílohu, pak napište text emailu, zkontrolujte jej, pak vepište předmět a na samotný závěr vložte emailovou adresu… Bez emailové adresy samozřejmě žádný email neodešlete předčasně.

3. Pozor, neposíláte email kamarádovi – otázky formy

Email není neformální chat. I když užívání emailu svádí k neformálnosti, uvědomte si, že pomocí něho činíte na zaměstnavatele první (tedy důležitý) dojem. Nepoužívejte usměváčky a další emotikony ani rozpustilé fonty typu „comic sans“. Nemusíte (ale můžete) psát velká písmena v osobních zájmenech typu „posílám Vám“, všechny ostatní zdvořilostní formy komunikace, které známe z běžných dopisů, včetně oslovení a rozloučení, však platí.

U pozdravů v oficiálních emailech se chvíli zastavme, protože v nich mnoho kandidátů – především absolventů – nemá jasno. Zvyklosti v této oblasti se neustále mění – popišme si dnešní stav, který za pár let může být dosti odlišný:

• Oslovujeme „Vážený pane“ nebo „Vážený pane Nováku“. U žen doporučuji vždy „Vážená paní Nováková“ před „Vážená slečno Nováková“, a to i když třeba víme, že adresátka je svobodná. I do českého prostředí proniká tendence jednotného oslovování žen (po způsobu anglického Ms. místo dřívějšího Mrs. a Miss). Můžeme použít i univerzální „Dobrý den“, kterým vyřešíme starosti, zda je oslovovaná dáma feministka, kterou urazí oslovení „slečno“, nebo naopak někdo, kdo si na tomto rozlišení zakládá.
• Akademické tituly se běžně v businessu (v komerční sféře) obvykle nepoužívají: oslovujeme nikoli „Vážený pane inženýre“, ale „Vážený pane Nováku“. Naopak ve školství, státní sféře, zdravotnictví a rozpočtových organizacích mnohé oslovené urazíme, pokud titul neuvedeme (zde použijeme spíše Vážená paní magistro než Vážená paní Nováková). V těchto vyjmenovaných oblastech se také často používá oslovení funkcí („Vážený pane řediteli“), v businessu (firemní sféře) to není běžné a používá se příjmení („Vážený pane Nováku“).
• Čím dál běžnější je oslovení „Dobrý den“. Tento univerzální pozdrav řeší i mnoho problémů nastíněných výše. Nedoporučuji však oslovení typu „Dobrý den Pavle“ – i když se v businessu (i neziskové sféře) čím dál více objevuje. Není na něm nic špatného, ale pokud jej preferujete, radím jej používat pouze tehdy, POKUD s tímto typem oslovení začne druhá, v tomto případě důležitější strana, a pokud mezi vámi pochopitelně není zásadní věkový rozdíl či rozdíl v postavení. To platí i pro jakoukoli další komunikaci, jak jsme upozornili v předchozích dílech tohoto seriálu.
• Rozhodně NIKDY nepoužívejte hloupé oslovení „Vážení“ (jako samostatně stojící slovo), ve smyslu „Vážení, posílám vám…“ nebo oslovení typu „Vážená agenturo, vážená firmo…“
• Loučíme se „S pozdravem“ , „Děkuji“ nebo „S přáním pěkného dne“. Archaické „S úctou“ přenechme prvorepublikovým švihákům nebo do běžných dopisů – v pracovních emailech se to nenosí a mohlo by dokonce znít ironicky.

4. Nezapomínejme na 5P empatické komunikace

Jednoduchá pomůcka, kterou využijete nejen při psaní emailu, ale v jakékoli další formě mezilidské komunikace. 5P znamená: poděkovat, „posoucítit“, podpořit, pochválit, popřát. V každé, i sebekratší komunikaci můžeme použít minimálně jeden až dva uvedené prostředky. I v tom nejoficiálnějším emailu můžeme za něco poděkovat, něco pochválit, s něčím s druhou stranou soucítit…i v nejstručnějším telefonátu můžete poděkovat a popřát…chce to také bedlivě číst odpovědi a hledat správné informace.

5. Email slouží k posílání informací, ne k řešení problémů

Pokud dojde k jakémukoli problému či jen náznaku nedorozumění, řešte vše telefonicky, nikdy ne pomocí emailu nebo SMS. Důvody jsou tři:

1. Textová komunikace neobsahuje tzv. paralingvistické prvky, které jsou při řešení konfliktů či nedorozumění důležité: pokud napíšete „byla jsem fakt ráda…“, druhá strana neví, zda to myslíte ironicky, či doopravdy. V telefonu (či osobně) lze toto odhadnout daleko spíše.
2. Při řešení složitějších záležitostí musíte vést dialog – opakovaně odpovídat, vyjasňovat, korigovat názor druhé strany – v ústní komunikaci to může trvat tři minuty, avšak pro stejný výsledek byste si museli vyměnit třeba deset emailů, a to odradí a určitě nepomůže rychlému řešení.
3. Emaily se někde skladují, lze je archivovat, lze je vytáhnout a použít proti pisateli. Mnoho zaměstnanců a personalistů vám proto nikdy v emailu neuvede citlivé informace a kryje si záda. Pokud zavoláte, často se dozvíte skutečné příčiny (či alespoň náznaky těchto příčin), které by vám druhá osoba v emailu nenapsala.

Pravidlo pro pracovní sféru je jasné: Email je komunikace bez emocí. Pokud tedy komunikace neobsahuje emoce (je věcná), můžeme poslat email. Pokud emoce obsahuje (radost, konflikt, naštvání…), dejte přednost telefonu či osobnímu jednání. A to v jakékoli pracovní situaci, nejen při výběrových řízeních.

Telefon – proč má prioritu

A nyní přijde to důležité. Kdyby jste si z celého dnešního dílu měli zapamatovat pouze jednu informaci, pak je to tato: Pokud opravdu stojíme o vypsanou pozici, neposílejme hned email s životopisem, ale nejprve volejme. Uvědomuji si, že je to rada, za kterou mě budou mnozí personalisté možná proklínat. Je to však velmi účinná metoda.

Jaký je účel takového telefonátu?

1. Projevit a ukázat zájem a motivaci
2. Zeptat se na případné nejasnosti
3. Ukázat žádoucí osobnostní vlastnosti (proaktivitu, flexibilitu, komunikační schopnosti…),
4. Upozornit na sebe (ideálně v pozitivním slova smyslu).

Pokud opravdu stojíme o vypsanou pozici, neposílejme hned email s životopisem, ale nejprve volejme. Uvědomuji si, že je to rada, za kterou mě budou mnozí personalisté proklínat. Je to však velmi účinná metoda.

Pokud nejprve zavoláme, a až poté pošleme email (nebo naopak, ale stále v rychlém sledu), upozorníme tak na sebe a konzultant či personalista si nás lépe zapamatuje. Při výběru dvou stejně kvalitních životopisů dá přednost tomu našemu, protože „již s námi mluvil a byla to příjemná komunikace“. Důvody (či záminky) k telefonátu jsou přitom tři: „Než pošleme životopis, chceme se jenom zeptat…/ Právě jsem poslal životopis a chtěl bych se zeptat…“

• …na nějakou nejasnost z inzerátu nebo mít doplňující dotaz. Odpověď na něj můžeme následně pozitivně komentovat ve smyslu, že v tom případě jsme pro pozici jako dělaní…což nikdy neopomeneme zdůraznit.
• …zda je pozice aktuální, v jaké fázi je výběrové řízení.
• …zda by mohla být pozice pro nás vhodná: můžeme VE STRUČNOSTI popsat své zkušenosti a svůj profil a zeptat se, zda bychom mohli být na danou pozici vhodní. Je to opět dobrý prostředek, jak na sebe upozornit. V neposlední řadě si také můžeme ušetřit práci, když se dozvíme, že pozice již byla obsazena, či že je vhodná pro jiný typ kandidátů.

Telefonáty při zaslání životopisů jsou samozřejmě velmi důležité pro učinění dobrého prvního dojmu. Nepodceňujme je proto a připravme si, co chceme říct. K dobrým radám patří:

• Rozmluvit se. Zazpívat si předtím písničku, popovídat s kolegou nebo nahlas říci pár vět. Není nic horšího, než někomu zavolat a zjistit, že nám selhává hlas, protože jsme několik hodin předtím mlčeli.
• Telefonovat ve stoje či v mírné chůzi. Působíme dynamičtějším dojmem, rozpustíme tak stres či trému.
• Budeme-li se do telefonu usmívat, druhá strana to pozná a příznivě to ovlivní komunikaci!
• Vždy být pozitivní. V žádném případě nebýt podrážděný, jízlivý či nespokojený. Uvědomte si, že kontaktní osoba třeba skutečně nemusí vědět o pozici více, než v tuto chvíli obsahuje inzerát. Je možné, že nemůže na vaši otázku odpovědět z jiných důvodů. Právě se otevírá prostor pro demonstrování vašich klíčových vlastností, příjemnosti, dobrých komunikačních schopností…

Pokračování –>