Úspěch u výběrového řízení: 2. Styl komunikace a zdravý selský rozum

<– Předchozí část

V předchozím díle našich rad, jak uspět u výběrového řízení, jsme se zaměřili na tři specifické okruhy otázek, které jsou pro zaměstnavatele zásadní a jejichž kladné zodpovězení představuje základ úspěchu u každého pohovoru. Tyto otázky se zabývají především obsahem: tedy tím, co je u pohovoru řečeno, co tvrdíme, na co poukážeme, co stojí v našem životopise či referencích (ale také tím, co NEŘEKNEME, byť se očekává: čemu se vyhýbáme, na co neodpovíme, o čem se nezmíníme…).

Celou druhou polovinu naší komunikace tvoří vedle obsahu styl, jakým komunikujeme. Někdo je přirozeně výřečný a nezastavitelný, někdo mluví rychle, ale k věci, někdo používá stručné technické a přesné výčty, jiný mluví košatě a s odbočkami. Někdo se snaží do každé věty vpašovat trochu humoru, jiný má tendenci celý rozhovor vést ve vážnosti.

V minulém díle jsme upozornili, že kandidáti o práci často dělají tu chybu, že se příliš soustředí na dokazování své odbornosti (profesní způsobilosti), a zapomínají dokazovat na svou motivaci a osobnostní vhodnost. V tomto díle chceme podobně upozornit na to, že se v naší komunikaci někdy příliš soustředíme na obsah a uniká nám, že zvolený styl není pro danou situaci nejvhodnější. Často je to právě proto, že stylovou stránku komunikace máme velmi silně zažitou, že je součástí naší osobnosti. Proto si někdy neuvědomíme, že je možné – a nebo dokonce vhodné – tento styl modifikovat, přizpůsobit jej situaci a druhým lidem, se kterými komunikujeme.

V naší komunikaci se někdy příliš soustředíme na obsah a uniká nám, že zvolený styl není pro danou situaci nejvhodnější.

1. „Styl je to, co chce ten druhý“

V situaci výběrového řízení, ale i v mnoha dalších situacích, kdy jsme hodnocení či kdy chceme druhé přesvědčit, platí: styl komunikace určuje ten, kdo hodnotí a kdo se rozhoduje – tedy zaměstnavatel, personalista…ale nikoli my. Je škoda, když je jinak výborná kandidátka potenciálním zaměstnavatelem po pohovoru zamítnuta s hodnocením „to nemohu kolegům v týmu udělat, ta pořád mluví a mluví, to by nevydrželi…“. Možná jen stačilo, aby se kandidátka během pohovoru soustředila na to, jakým způsobem s ní zaměstnavatel mluví – kladl jasné a krátké otázky, na její otázky odpovídal také stručně. Když se hodně rozhovořila, snažil se jí přerušit a pokračovat k jinému tématu…

každý má totiž určitý repertoár rolí, menší či větší flexibilitu svého projevu, kterou přizpůsobujeme dané situaci. A tuto svou volnost v repertoáru, jakým komunikujeme, bychom měli využívat právě v důležité situaci, kdy se setkáme s někým, kdo nezná naši osobnost a z našeho stylu komunikace vyvozuje naše osobnostní vlastnosti.

Pokud by někdo pochopil tuto radu tak, že je třeba zakrýt svou osobnost a hrát na pohovoru osobnost někoho jiného, tak to je přesný opak toho, co zde chceme říci: každý má totiž určitý repertoár rolí, menší či větší flexibilitu svého projevu, kterou přizpůsobujeme dané situaci. Milující otec může být cholerickým šéfem i nadšeným stavitelem letadýlek. V každé situaci přitom použije trochu jiný styl komunikace. A tuto svou volnost v repertoáru, jakým komunikujeme, bychom měli využívat právě v důležité situaci, kdy se setkáme s někým, kdo nezná naši osobnost a z našeho stylu komunikace vyvozuje osobnostní vlastnosti (a další závěry z okruhu tří hlavních otázek z minulého dílu článku). Z našeho stylu komunikace činí závěry, které nás ve skutečnosti mohou, ale také nemusejí vystihovat.

Je totiž možné (a dokonce pravděpodobné), že výše zmíněná kandidátka vůbec nebyla tak extrémně upovídaná v běžných pracovních situacích. Nesmíme zapomínat, že u pohovoru obvykle hrají roli dva důležité faktory: stres (z nového, z důležitosti situace, z novosti této situace) a snaha prezentovat se co nejlépe. Tyto faktory pak podle různého typu naší osobnosti různě ovlivní naše chování – někdo má tendenci řeč obracet více v humor, někdo je úsečnější, jiný má naopak tendenci povídat co nejvíce, ať je vše jasně pochopeno… v každém případě se pak může dojem, který učiníme, lišit od naší skutečné osobnosti, tak jak by nás například popsali dlouholetí kolegové. Takový kandidát pak může být nesprávně hodnocen jako „přílišný vtipálek“, „příliš nekomunikativní“ nebo naopak „neustále povídající a neposlouchající druhého…“

Jaká je tedy naše rada? Zdánlivě samozřejmá v teorii, dosti obtížná v praktické realizaci: Přizpůsobit komunikační styl druhé osobě.

Jaká je tedy naše rada? Zdánlivě samozřejmá v teorii, dosti obtížná v praktické realizaci: Přizpůsobit komunikační styl druhé osobě. Setkáme-li se během pohovoru s personalistou, který mluví rychle, mluvme také spíše rychleji. Je pravděpodobné, že taková osobnost má rychlé mentální tempo a nic jej neodradí více, než pomalé rozvláčné vyprávění, kdy třikrát zopakujete něco, co již bylo před pěti minutami dostatečně vysvětleno… Setkáte-li se naopak se žoviálním vtipálkem, nebuďte úseční a struční, smějte se fórům a zkuste taky nějaký říci. Setkáte-li se s důkladným personalistou, buďte také důkladní a spíše detailnější… Podobně se chovejte v jakékoli další „stylové“ složce komunikace. Sledujte ji u druhé osoby a přizpůsobte svůj styl. Sledujte u druhého známky nervozity, nudy, spěchu. Jsme pomalí? Jsme příliš detailní? Mluvíme o něčem jiném? Sledujte reakce druhého, sledujte, zda vám druhý člověk věnuje pozornost. Pokud ne, zkuste svůj styl i obsah komunikace o něco upravit…

Jaké stylové složky komunikace bychom měli mít na zřeteli? Jsou jimi především polarity: rychlé x pomalé tempo, stručnost/důležitost (technický výčet) x rozvláčnost/popisnost (detaily, příklady…), vážnost x humor/uvolněnost, formálnost x neformálnost, pohyby/gestikulace x strnulost/omezená gestikulace, používání spisovného jazyka x hovorové výrazy/obecná čeština, používání profesního žargonu x vyhýbání se žargonu, styl „vyprávění“ (používání historek/událostí jako příkladů ) x styl „výčet“ apod.

A k tomu rada zdánlivě samozřejmá, na kterou se velmi často zapomíná: Používejme přesně těch výrazů a slov, které před námi použil náš komunikační protějšek. Obzvláště, použil-li jich opakovaně. Slova jako „výstup“, „proces“, „byznis“, „imidž“, „implementace“, „bí-tu-bí“ místo business-to-business, „klient“ místo zákazník a tak dále. Jsou to nejspíše oblíbené či preferované výrazy druhé strany. Jsou to kategorie, kterými druhý člověk popisuje svůj pracovní svět. Jejich okamžitým používáním se nejen stanete jakýmisi výrazovými spiklenci, ale pochopitelně také zvýšíte sympatie druhé osoby vůči vám. Naznačujete, že oba „víme, o čem mluvíme…“.

2. „Styl je to, co druhý očekává“

Výše uvedené rady se týkaly především obecného komunikačního stylu. Během pohovoru však často stojíme před dilematem, jak reagovat v konkrétní situaci. Uvědomujeme si, že můžeme reagovat více způsoby, ale nevíme, který je ten správný, očekávaný. Nejsme si například jisti, zda nás budoucí šéf zkouší, když s námi nesouhlasí – zda očekává, že si svůj názor budeme obhajovat a prosazovat, zda očekává, že s ním budeme nesouhlasit, zda naopak očekává, že mu vše odkýváme a naše komunikace nebude konfliktní…

Zde samozřejmě nelze radit obecně. Musíme zapojit svůj psychologický radar, který nazýváme „zdravým rozumem“ či intuicí. Určitě bychom měli reagovat podle toho, co se domníváme, že druhá osoba očekává. Nejsme-li schopni její očekávání odhadnout, pak jako možné vodítko nám mohou sloužit následující rady:

  1. Jakou odpověď byste vy sami očekávali, kdybyste seděli na opačném místě (a byli vedoucí, byli personalistou v tomto typu společnosti…)?
  2. Jaký styl/typ odpovědi by vám asi dal tento konkrétní člověk, kdybyste si prohodili role a vy byl šéf, on kandidát…?
  3. Pokud nevíme, jakou odpověď zvolit, snažme se vždy vybrat spíše mírnější než extrémnější alternativu, spíše obecnější než úplně konkrétní odpověď (kterou podle reakce můžeme dále konkretizovat), spíše smířlivější než konfliktnější variantu. Snažme se vybrat odpověď, která nám nechá otevřená zadní vrátka pro případné „upřesnění“ či „doplnění názoru“.

Další důležité součásti komunikačního stylu

Považujeme za zbytečné poukazovat na to, že bychom při pohovoru měli být vhodně upraveni a oblečení. Na webu je dostatek informací o tom, jaké jsou zásady business etikety oblékání, psychologie prvního kontaktu, etikety slušného chování. A buďte si jisti, že právě při vstupu do místnosti, kde se má odehrát váš klíčový pohovor a kde na vás třeba již čeká dvojice hodnotitelů – starší žena a mladší muž – zapomenete, kdo komu podává ruku jako první a kdo se komu představuje… Nepodceňujte proto zopakování si těchto zásad. Nezapomeňte především na to, že platí: pokud nevíte či kdykoli chybujete (ve stylu, v pohovoru, v odpovědi), tak se alespoň usmívejte! Je to často jediná zbraň, která vám zbývá, ale je účinná. Daleko snadněji odpustíme chyby usmívajícímu se sympaťákovi než člověku se zakaboněným výrazem.

Nezapomeňte především na to že platí: pokud nevíte či kdykoli chybujete, tak se alespoň usmívejte! Je to často jediná zbraň, která vám zbývá, ale je účinná. Daleko snadněji odpustíme chyby usmívajícímu se sympaťákovi než člověku se zakaboněným výrazem.

Ze svých zkušeností se stovkami pohovorů bych rád upozornil na několik zdánlivých samozřejmostí, na které kandidáti často zapomínají:

1. Očekávaný styl oblečení

Pokud si nejste jisti, zjistěte si, jaký styl oblékání se vyžaduje. Je jasné, že na pohovor na pozici ředitele přijdete v obleku, což se neočekává od kandidáta na vrátného. Existuje ovšem spousta pozic, firemních zvyklostí a specifických oborů, kde se tzv. dress code liší od toho, co se běžně očekává. V některých firmách chodí i top management v oblečení, které by si zase jiný ředitel nevzal ani na sobotní nákup…

Pokud nevíme, je určitě lepší variantou, než přijít nevhodně oblečen, ujistit se během telefonického hovoru, zda se očekává formální oblečení nebo stačí „neformální oděv“ či „business casual“ (který se v českých podmínkách chápe sice jako oblečení bez kravaty, ale rozhodně ne jako modré džíny a tričko s nápisem „I love marijuana“). Pokud nevíme či nemáme informace, je vždy lepší být oblečen o něco lépe, než si myslíme, že situace vyžaduje. Pokud zjistíme, že jsme oblečeni příliš formálně, můžeme si stále odložit sako či kravatu, naopak „vylepšit“ svůj oděv na místě jde jen těžko…

2. Známky punku, bohatství a alternativního smýšlení

Nezapomeňme, že ne všichni zaměstnavatelé jsou fandové piercingu, tetování, natupírovaných účesů-kohoutů a všech dalších alternativních trendů ve vzhledu a oblékání. Je-li to možné, nevystavujme na odiv své tetování a jsme-li ochotní být alespoň na chvíli konformní s establishmentem, odložme piercing, růžové kontaktní čočky, metalový řetěz a podobně. Volme spíše střízlivý účes, obyčejné šaty, neextravagantní zjev.

Podobně dejme pozor na příliš okaté známky postavení či bohatství – zažil jsem situaci, kdy byl vyřazen kandidát s manžetovými knoflíčky (na pozici výrobního ředitele), protože  „estéta nepotřebujeme“. Nejednalo se asi o hlavní důvod vyřazení, ale možná se jednalo právě o ten jeden faktor mezi desítkami dalších, které pomyslné vážky posunul na nepříznivou stranu. Zvažme, zda si na sebe či s sebou vezmeme to, co v druhém může vyvolat nechuť, odpor nebo závist – zažil jsem, že byl kandidát zamítnut ve výběrovém řízení proto, že měl dražší hodinky než jeho potenciální nadřízený. Možná to nebyla otázka závisti – možná si posuzovatelé prostě řekli: toho si nebudeme moci finančně dovolit…vše toto může hrát při výběrovém řízení roli.

3. Slabina pánů: účes a obuv

Podle opakovaného hodnocení západních manažerů jsou účes a obuv nejvíce podceňovanými a přehlíženým součástmi vzhledu českých kandidátů a zaměstnanců. Vezmeme si na sebe pěkný oblek, o oblékání přece jen něco víme, červené triko necháme doma na víkend… ale vlasy nám podivně přerůstají a boty jsou špinavé… Proto nezapomínejme na oba „konce“ naší postavy.

4. Slabina dam: módní přehlídka

My muži samozřejmě chápeme, že jste si pořídily krásné rafinované šaty, že máte odvážný top a chcete se pochlubit neuvěřitelně komplikovanou francouzskou manikúrou. Ovšem vše toto narazí, pokud se setkáte s první personalistkou či šéfovou, která právě těmto atributům příliš neholduje nebo – ještě hůře – která jim holduje a která má PŘESTO manikúru horší než vy… Upravenost a elegance samozřejmě, ale méně je někdy více…

5. Zdravý selský rozum.

Pokud na všechny rady zapomeneme, použijme alespoň tento. Co nám zdravý rozum o pohovoru říká? Chovejme se příjemně a slušně, usmívejme se, projevujme emoční stabilitu a vyrovnanost, ukazujme přiměřené sebevědomí, chovejme se tak, jak si myslíme, že se od nás očekává a samozřejmě tak, jak chceme, aby se naše protějšky chovaly k nám… Chovejme se takto ke všem, které během výběrového řízení potkáme. Nikdy nevíme, zda největší roli na naše (ne)přijetí nebude mít asistentka, která nás uvede dovnitř a kterou jsme pohrdavě přehlíželi („Zuzanko, váháme mezi těmito dvěma kandidáty, jak na vás působili…“). Nikdy nevíme, zda pán, který sedí v sedačce vedle nás a čte si časopis, není náhodou ředitel, s nímž se setkáme ve druhém kole a který si vás chce nenápadně „oťukat“.

Upozornili jsme na ty základní faktory komunikačního stylu, které jsou při výběrovém řízení důležité. Tím jsme zanalyzovali pracovní pohovor po stránce obsahové i stylové. V příštím díle tohoto miniseriálu se budeme věnovat tomu, co časově pracovní pohovor obklopuje – co mu předchází a co by mělo následovat. Povíme si také o důležité součásti výběrového řízení, která se obvykle otevírá až v dalších kolech pohovorů – vyjednávání o platu, benefitech a dalších pracovních podmínkách a o uzavírání pracovního kontraktu.

Pokračování –>